Dalam dunia kerja modern, membangun kekompakan tim menjadi hal yang semakin diperhatikan oleh perusahaan. Berdasarkan laporan dari Gallup, karyawan yang memiliki hubungan baik dengan rekan kerja cenderung 21% lebih produktif dibandingkan yang tidak. Selain itu, survei dari American Psychological Association (APA) mengungkapkan bahwa 86% karyawan merasa lebih termotivasi setelah mengikuti kegiatan tim, seperti acara outbound.
Namun, sukses atau tidaknya acara outbound sangat bergantung pada pemilihan event organizer (EO) yang tepat. Jika memilih EO yang kurang berpengalaman, acara bisa terasa membosankan, kurang terarah, atau bahkan tidak aman. Oleh karena itu, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan sebelum menentukan EO terbaik untuk acara perusahaan.
1. Tentukan Tujuan Acara Outbound dengan Jelas
Sebelum memilih EO, Anda perlu mengetahui tujuan utama dari acara outbound yang akan diadakan. Beberapa jenis outbound yang bisa dipilih, antara lain:
Team Building: Meningkatkan kerja sama dan komunikasi antar karyawan.
Leadership Training: Mengembangkan jiwa kepemimpinan dalam tim.
Motivational Outbound: Menghadirkan sesi motivasi yang dikombinasikan dengan aktivitas outdoor.
Fun Outbound: Fokus pada hiburan dan mengurangi stres kerja melalui permainan seru.
Memahami tujuan ini akan membantu menemukan EO yang menawarkan konsep sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Pastikan EO Memiliki Pengalaman dan Portofolio yang Baik
Sebuah EO yang berpengalaman akan lebih memahami bagaimana cara membuat acara outbound yang seru, efektif, dan tetap profesional. Sebelum memilih EO, cek beberapa hal berikut:
Jumlah klien yang pernah mereka tangani.
Jenis perusahaan yang pernah bekerja sama dengan mereka.
Konsep acara yang pernah mereka selenggarakan.
Testimoni dari klien sebelumnya.
EO yang berpengalaman biasanya memiliki dokumentasi acara sebelumnya di website atau media sosial. Anda juga bisa meminta referensi langsung dari klien mereka untuk memastikan kredibilitasnya.
3. Pilih EO yang Menawarkan Ice Breaking yang Menarik
Salah satu elemen penting dalam acara outbound adalah sesi ice breaking. Kegiatan ini bertujuan untuk mencairkan suasana, membangun interaksi, dan meningkatkan keterlibatan peserta sebelum masuk ke aktivitas utama.
Beberapa jenis ice breaking yang bisa dilakukan dalam acara outbound:
Permainan Dinamis: Seperti "Yel-Yel Kreatif" atau "Tebak Gerakan" untuk membangun semangat tim.
Kuis Interaktif: Menantang peserta dengan pertanyaan ringan untuk meningkatkan konsentrasi.
Simulasi Singkat: Kegiatan mini yang melatih problem-solving secara menyenangkan.
Pastikan EO yang Anda pilih memiliki pengalaman dalam mengatur sesi ice breaking yang menarik agar acara lebih hidup dan tidak membosankan.
4. Periksa Kredibilitas dan Legalitas EO
Agar acara berjalan lancar, penting untuk memilih EO yang memiliki izin usaha dan kredibilitas yang jelas. Hal-hal yang perlu diperiksa:
Nomor Induk Berusaha (NIB) atau SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)
Alamat kantor yang jelas dan mudah dihubungi
Review pelanggan di Google Review atau media sosial
EO yang memiliki legalitas lengkap lebih terpercaya dalam menangani acara skala besar dan memastikan semua aspek berjalan dengan profesional.
5. Perhatikan Fasilitas dan Keamanan yang Ditawarkan
Keselamatan peserta adalah prioritas utama dalam acara outbound, terutama jika kegiatannya dilakukan di alam terbuka. Pastikan EO memiliki:
Peralatan outbound berkualitas dan aman digunakan.
Tim pendamping profesional dan bersertifikat.
Asuransi bagi peserta untuk mengantisipasi risiko kecelakaan.
Rencana darurat jika terjadi cuaca buruk atau kejadian tak terduga.
Jangan ragu untuk bertanya mengenai prosedur keselamatan kepada EO sebelum menyepakati kerja sama.
6. Sesuaikan dengan Anggaran Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki anggaran yang berbeda untuk kegiatan outbound. Oleh karena itu, pastikan EO yang dipilih menawarkan paket yang sesuai dengan budget, tanpa mengorbankan kualitas acara.
Tips dalam menyesuaikan anggaran:
Bandingkan beberapa EO sebelum memutuskan pilihan.
Pastikan biaya yang ditawarkan transparan dan tidak ada biaya tersembunyi.
Negosiasikan paket yang sesuai dengan kebutuhan tim.
Mintalah proposal resmi dari EO yang mencantumkan rincian biaya dan fasilitas yang akan diberikan.
7. Evaluasi Konsep dan Kreativitas EO
Outbound kantor yang sukses bukan hanya sekadar permainan, tetapi harus memiliki konsep yang menarik dan sesuai dengan budaya perusahaan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
Apakah EO mampu menyesuaikan konsep dengan visi perusahaan?
Apakah mereka menawarkan kegiatan interaktif yang melibatkan semua peserta?
Seberapa fleksibel mereka dalam mengakomodasi permintaan khusus?
EO yang kreatif biasanya menawarkan kegiatan yang tidak hanya menghibur tetapi juga memiliki dampak positif terhadap semangat kerja karyawan.
8. Pastikan Komunikasi dan Koordinasi dengan EO Lancar
Komunikasi yang efektif antara perusahaan dan EO sangat penting agar semua aspek acara berjalan sesuai rencana. Tanda-tanda EO yang memiliki komunikasi baik:
Cepat merespons pertanyaan dan konsultasi.
Bersedia melakukan pertemuan untuk diskusi lebih lanjut.
Menyediakan PIC (Person In Charge) yang siap dihubungi sebelum dan selama acara.
Hindari memilih EO yang sulit dihubungi atau kurang transparan dalam komunikasi, karena dapat menghambat kelancaran acara.
9. Pastikan Semua Kesepakatan Ditulis dalam Perjanjian Resmi
Setelah memilih EO yang tepat, buatlah perjanjian tertulis yang mencakup:
Rundown acara secara rinci.
Biaya dan metode pembayaran yang telah disepakati.
Hak dan kewajiban masing-masing pihak.
Klausul pembatalan atau perubahan jadwal.
Perjanjian ini akan memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang jelas dan mengurangi risiko kesalahpahaman di kemudian hari.
Memilih event organizer untuk acara outbound kantor tidak bisa dilakukan sembarangan. Dengan mempertimbangkan pengalaman, kredibilitas, fasilitas, keamanan, anggaran, kreativitas, dan komunikasi, Anda dapat memastikan bahwa acara berjalan lancar dan memberikan manfaat optimal bagi tim.
Sebelum menetapkan pilihan, lakukan riset mendalam dan diskusikan kebutuhan perusahaan dengan beberapa EO yang potensial. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan layanan terbaik yang sesuai dengan tujuan acara.
0 Komentar
Posting Komentar